Entenda o que é a indústria paperless e suas vantagens

A transição do arquivamento físico para o online já é uma realidade. Com o avanço da tecnologia, muitas empresas optaram pela digitalização de seus fluxos de trabalho. E reduza os danos ambientais usando uma plataforma que agiliza a produção, reduz custos e diminui quebras. É aqui que entra o conceito de uma indústria sem papel.

Qual é a definição de uma indústria sem papel?

As empresas que aderem ao conceito paperless visam eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel, substituindo o papel por tecnologia e automação no trabalho diário.

Essa mudança ocorre na transformação digital, que inclui a digitalização dos sistemas de gestão e controles operacionais.

Going paperless é uma cultura organizacional, uma forma de gerir os documentos da empresa que reorganiza o armazenamento e a organização dos documentos. O objetivo é preservá-los e manipulá-los digitalmente.

Como isso aconteceu?

Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel”. Com o advento e a onipresença dos computadores, o conceito surgiu na década de 1970 e inspirou a primeira visão de um escritório 100% digital. Hoje é perfeitamente possível ver uma empresa operar sem o uso de papel, porém, esse era um grande desafio na época.

Principais benefícios de uma indústria sem papel

Impacto positivo na chamada ‘pegada hídrica’ à medida que o uso de papel na indústria diminui

  • Impacto positivo no meio ambiente: Muitos recursos naturais são usados ​​para produzir papel, o que tem um impacto incrível no meio ambiente. As empresas são cada vez mais obrigadas a assumir responsabilidades sociais e ambientais, e a transição para operações sem papel é uma das escolhas para um caminho de desenvolvimento mais sustentável.
  • Custos reduzidos: à medida que os arquivos são digitalizados, os custos de armazenamento de papel, impressoras, cartuchos de tinta e pastas de arquivos podem ser significativamente reduzidos.
  • Facilita a conectividade e o acesso à informação: como os dados são digitalizados, antes guardados em arquivos físicos, aumenta a resiliência e a utilização destes em diferentes sistemas da indústria. A segurança da informação e a rastreabilidade também são benefícios que acompanham a transição para um sistema sem papel.
  • Aumento da produtividade: O fluxo de dados entre os sistemas conecta os departamentos com mais eficiência e facilita a organização e execução das tarefas, tornando o fluxo de trabalho mais dinâmico. Os profissionais gastam mais do seu tempo de trabalho executando tarefas do que procurando informações como descrições de cargos, documentos, etc.

Indústria sem papel virou tendência

A indústria sem papel é uma nova tendência na cultura corporativa que visa reduzir ao máximo o uso de papel no dia a dia de uma empresa. Isso traz muitos benefícios não só para a indústria, mas também para o meio ambiente. Isso porque um dos maiores problemas que enfrentamos na região é o desmatamento.

Esta tendência decorre da crescente importância das preocupações ambientais nas estruturas de gestão das empresas. As demandas do mercado consumidor por sustentabilidade também estão desempenhando um papel importante nas mudanças que estão ocorrendo.

Então, neste artigo, apresentamos os principais benefícios de ter uma indústria sem papel.

Benefícios ambientais de uma indústria sem papel

  1.  Se muitas empresas insistirem em reduzir o uso de papel, o mercado de produção desse material intensivo em água sofrerá.
  2. Reduzir a geração de resíduos. Praticamente todo papel usado vira lixo em algum momento, portanto, evitá-lo reduzirá a quantidade de lixo jogado fora.
  3. Reduzir a poluição.

Benefícios de uma indústria sem papel

1. Reduza os custos

Evitando papel economiza dinheiro porque não há necessidade de comprar este material. Outra despesa evitada é o toner da impressora e a compra e manutenção desse equipamento.

2. Economize espaço

O papel é um material frágil que não pode ser armazenado em qualquer lugar e ocupa um espaço considerável quando usado em grandes quantidades. Portanto, por meio de uma cultura sem papel, a aparência da empresa ficará mais limpa, e não serão mais pilhas de papéis empilhados.

3. Maior segurança de arquivos

É muito mais seguro gerenciar informações e arquivos virtualmente, pois somente pessoas autorizadas podem acessá-los, além de não serem danificados fisicamente como no papel.

4. Melhore a produtividade

Acessar documentos digitais é mais prático e rápido do que lidar com papel, por isso as indústrias sem papel podem otimizar o dia a dia dos funcionários.

5. Velocidade de navegação mais rápida

Ao trabalhar com documentos impressos, é necessário um método de armazenamento muito eficiente e que deve ser seguido à risca pelos funcionários. Caso contrário, os arquivos não poderão ser pesquisados.

Com o armazenamento digital, essa organização é automática e as ferramentas de busca facilitam a navegação entre os documentos.

6. Marketing Agressivo

O mercado consumidor está valorizando cada vez mais as empresas que se preocupam com o meio ambiente. Uma cultura sem papel criará uma imagem positiva para sua marca e contribuirá para o marketing de sua empresa.

O primeiro passo para reduzir o uso de papel

Digitalizar documentos físicos: esta é a única forma de reconstruir a relação com os documentos. Essa etapa dá muito trabalho, mas tudo começa aí. Depois de digitalizados, os arquivos são organizados para que qualquer pessoa possa encontrar facilmente o que precisa.

Use a plataforma de nuvem: Você pode acessar arquivos de qualquer local apenas usando a Internet. Isso agiliza e facilita o fluxo de trabalho. E o armazenamento em nuvem também garante que os arquivos não sejam perdidos.

Estes são os primeiros passos para uma empresa implementar um sistema sem papel. Mas há um número crescente de programas e processos que facilitam essa transição. A seguir, veremos isso com mais profundidade.

Curiosidade: Embraer, Volkswagen e Ambev são algumas das empresas que adotaram o conceito de “fábrica digital”, eliminando ou reduzindo ao máximo o uso de papel.

Os benefícios desta abordagem podem ser vistos em vários níveis através dos 12 benefícios apresentados acima.

O principal para manter essa cultura é transferir todos os documentos, informações e dados armazenados na impressão para os computadores. Isso otimiza tempo e espaço para a empresa e torna o trabalho mais árduo e produtivo.

Para tornar essa transição o mais segura e eficiente possível, é importante contar com soluções de TI adequadas.

Sustentabilidade é um tema cada vez mais popular. Conceitos como sustentabilidade têm crescido significativamente na sociedade. Nesse contexto, a ideia de ir sem papel, ou seja, consumir menos papel, vem ganhando força nos últimos anos.

No entanto, ainda há muito desperdício de papel. Continue lendo e saiba como você pode eliminar o papel na sua empresa.

A preocupação da sociedade com a grande quantidade de resíduos de papel é palpável. Por exemplo, hoje qualquer assinante de jornal ou revista pode optar por manter uma assinatura digital. Dessa forma, ele pode acessar as informações sem afetar o meio ambiente.

Da mesma forma, muitos restaurantes hoje estão usando cada vez mais opções de cardápio digital. Isso demonstra mais uma vez como o conceito de sustentabilidade está ganhando força em todo o mercado, seja qual for o ramo.

No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer para eliminar completamente o uso de papel na indústria e na sociedade. Mas afinal como combater o uso do papel?

A automação é uma das principais formas de resolver esse problema. A digitalização é integral e pode até levar a inúmeros outros benefícios para as empresas.

Vivemos na era da tecnologia e é anacrônico para uma organização ainda fazer uso intenso de documentos em papel. Sem automação, é quase impossível reduzir significativamente o uso de papel.

Da mesma forma, a cultura organizacional de uma empresa deve ter a agenda da sustentabilidade como um de seus pilares. Todo funcionário deve entender a importância da proteção ambiental e evitar comportamentos prejudiciais ao meio ambiente.

Há também a necessidade de reduzir significativamente os gastos com papel. Se a intenção é usá-los cada vez menos, quase parando de usar, o ideal é comprar menos papel e aprender a trabalhar sem esse artefato.

Além disso, a reciclagem continua sendo uma ação fundamental para evitar o desperdício. É preciso reciclar e criar essa cultura organizacional de evitar o desperdício e aprender a reaproveitar esses materiais.

A importância de ficar sem papel

Ficar sem papel não é importante apenas do ponto de vista ambiental. A utilização de menos papel reduz a burocracia e otimiza o trabalho da sua organização. Por isso, garante também a notória vantagem competitiva da empresa, pois a tecnologia deixou de ser um luxo e hoje tem papel fundamental na estratégia empresarial.

Portanto, o investimento tecnológico é essencial, e não há tecnologia sem automação. A cultura organizacional de uma empresa deve priorizar a tecnologia e ensinar os funcionários a usar o dispositivo e tirar o máximo proveito dele e dos benefícios que ele traz para a organização.

Hoje, o núcleo ambiental é uma vantagem competitiva em si. Isso porque a pauta ambiental é predominante e, portanto, as empresas que não tiverem uma postura socialmente responsável têm muito a perder. Incluindo a credibilidade do consumidor e do investidor.

A escolha da tecnologia em detrimento do uso excessivo de papel mostra que a empresa é politicamente correta e antenada com as novas tecnologias.

Quer entender melhor onde está o seu negócio em meio a tudo isso? Então leia mais!